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Che cos’è la gestione documentale?
Erroneamente , quello che si pensa è il fatto che essa voglia dire volgarmente ” gestione di un documento” ovvero, o archiviazione fisica in appositi faldoni( a loro volta riposti in appositi archivi) o archiviazione digitale intesa semplicemente come conservazione in un’opportuna cartella del nostro PC o smartphone.
La cosa che ci sfugge però è che la conservazione del documento così intesa- sia esso nativo ” digitale” , sia esso nativo cartaceo e trasformato successivamente in digitale tramite scanner o altro- così non serve a nulla.
Il documento così non ha alcun valore, è un documento senza identità.
I passaggi che occorrono per dare valore legale ad un documento sono l’apposizione di firma digitale e marca temporale, la prima ad attestarne la paternità, la seconda per collocarlo temporalmente.
E, non è finita qui….
Dopo questi passaggi obbligatori, abbiamo necessità di poter ben catalogare e successivamente ricercare il documento nel caso in cui un organo preposto alla vigilanza richieda immediatamente una copia originale di esso.
Ragion per cui, dopo essere stato “marcato” , dal documento vengono estrapolati una serie di ” metadati” che non sono altro che le keyword per la ricerca dello stesso.
Ad esempio , per le fatture, i metadati molto spesso sono Nome, Cognome, ragione sociale, P.Iva etc.
CREDETE SIA FINITA? EH NO….
Il documento così corredato viene poi trasmesso ad un conservatore accreditato e ne subisce il cosiddetto controllo qualità , da cui scaturisce il cosiddetto”MANUALE DELLA CONSERVAZIONE” dove vengono trascritte le regole e i parametri a cui il documento conservato si attiene
Ed ancora….i documenti “conservati digitalmente” vanno periodicamente vagliati dal certificatore al fine di garantirne l’incorruttibilità e la veridicità.
A seconda del tipo di documento, la conservazione ha un obbligo temporale variabile.
Quello che sembra un processo immane in realtà altro non è che un passaggio obbligato se ci si vuole prima di tutto “liberare” di faldoni inutili, se si vuole liberare SPAZIO in ufficio ma, soprattutto se si vuole avere accesso sempre e dovunque, e in maniera sicura ai propri documenti sensibili….
Conseguenza più evidente è LIBERTA’ di azione, facilità di ricerca—> OTTIMIZZAZIONE E INCREMENTO DELLA PRODUTTIVITA’ IN AZIENDA—> TEAM DI LAVORO PIU’ PRODUTTIVO E FELICE!!!!
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